Smernica

o ochrane osobných údajov

Klasifikácia

Smernica o ochrane osobných údajov má dôverný charakter. Informácie obsiahnuté v tomto dokumente

je zakázané reprodukovať, kopírovať, distribuovať, zapožičiavať, poskytovať, sprístupňovať alebo

predávať tretím osobám. Taktiež je zakázané tieto informácie modifikovať alebo meniť akýmikoľvek

inými prostriedkami automatizovaného alebo neautomatizovaného spracúvania bez predchádzajúceho

písomného súhlasu autora.

Tento dokument je vypracovaný autorom výlučne pre prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ ani žiadna tretia

osoba nie je oprávnená použiť tento dokument ani údaje z neho pre vlastnú potrebu alebo pre potrebu

inej osoby.

Identifikácia prevádzkovateľa

Obchodné meno: FADEUS s.r.o.

IČO: 54 928 176

DIČ:

Sídlo: Doležalova 3424/15C, 821 04 Bratislava

Zastp.: Viktor Radványi, Teodor Derzsi, Zalán Pónya, Lukáš Majerčík

Článok 1

Pôsobnosť smernice

1. Táto smernica upravuje postupy prevádzkovateľa, jeho zamestnancov, prípadne ďalších osôb

pri nakladaní s osobnými údajmi, pravidlá pre získavanie, zhromažďovanie, ukladanie,

používanie, šírenie a uchovávanie osobných údajov v jednotlivých informačných systémoch.

Smernica zároveň upravuje niektoré povinnosti prevádzkovateľa, jeho zamestnancov, prípadne

ďalších osôb pri nakladaní s osobnými údajmi.

2. Táto smernica je záväzná pre prevádzkovateľa.

Článok 2

Základné pojmy

1. Osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa fyzickej osoby, na základe ktorých ju

možno priamo alebo nepriamo identifikovať. Osobnými údajmi sú napríklad meno, priezvisko,

druh a adresa pobytu, dátum narodenia, rodné číslo, email, tel. č., podpis, ale aj lokalizačné

údaje, či online identifikátor. Za osobný údaj sa považuje každý údaj, ktorý je špecifický pre

fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto

fyzickej osoby.

2. Spracúvanie osobných údajov je akákoľvek operácia, činnosť alebo súbor operácií

s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov. Za spracúvanie osobných údajov sa

považuje napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie,

prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom,

šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie,

vymazanie alebo likvidácia. Spracúvaním je každá takáto operácia s osobnými údajmi bez

ohľadu na to, akými prostriedkami je vykonávaná.

3. Prevádzkovateľ je osoba, ktorá spracúva osobné údaje a určí účely a prostriedky spracúvania.

Prevádzkovateľom môže byť fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra

alebo iný subjekt. Prevádzkovateľ sa odlišuje od iných subjektov, ktoré spracúvajú osobné údaje

(napr. sprostredkovateľ) tým, že určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov.

Prevádzkovateľom je vaša firma.

4. Sprostredkovateľ je osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, na základe

jeho poverenia. Sprostredkovateľom je napríklad externý účtovník, ktorý pre vás spracúva

osobné údaje za účelom vedenia účtovníctva.

5. Dotknutá osoba je fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú, resp. ktorej osobné údaje sa

spracúvajú. Dotknutými osobami sú napr. vaši zamestnanci, zákazníci alebo osoby, ktoré vám

dali súhlas na zasielanie newslettera.

6. Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov spracúvaných podľa

určitých kritérií na vymedzený účel.

Článok 3

Základné ciele prevádzkovateľa

1. Pri spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľ smeruje k naplneniu nasledovných cieľov:

a) dodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov;

b) spracúvanie osobných údajov na niektorom z právnych základov;

c) spracúvanie len nevyhnutných osobných údajov na dosiahnutie vymedzeného účelu

spracúvania osobných údajov;

d) uchovávanie osobných údajov len po nevyhnutnú dobu;

e) informovanie zákazníkov o spracúvaní osobných údajov vo vašej firme;

f) zabezpečenie mlčanlivosti zamestnancov;

g) dodržanie zákonných podmienok pri poverení sprostredkovateľa na spracúvanie

osobných údajov;

h) prijatie primeraných bezpečnostných opatrení.

Článok 4

Základné zásady

1. Pri spracúvaní osobných údajov dodržiava prevádzkovateľ tieto zásady spracúvania

osobných údajov:

a) zásada zákonnosti

Osobné údaje môžete spracúvať len zákonným spôsobom, spravodlivo a transparentne.

V rámci tejto zásady musíte dotknutú osobu informovať o podmienkach spracúvania

osobných údajov a následne jej údaje skutočne spracúvať v súlade s týmito informáciami.

Spracúvať osobné údaje môžete len na niektorom z právnych základov stanovených

GDPR, pričom ste povinný dodržiavať nie len GDPR a zákon o ochrane osobných údajov

ale aj iné relevantné právne predpisy.

b) zásada obmedzenia účelu

Osobné údaje môžete získavať len na konkrétne určený, výslovne uvedený a legitímny

účel. Ďalej spracúvať takto získané osobné údaje na iný účel, ktorý nie je zlučiteľný

s pôvodným účelom, je zakázané.

c) zásada minimalizácie údajov

Spracúvať môžete len tie osobné údaje, ktoré svojim rozsahom a obsahom zodpovedajú

účelu ich spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie. Nemôžete spracúvať také

osobné údaje, ktoré sú nadbytočné, nepotrebné a nie sú nevyhnutné na dosiahnutie

stanoveného účelu.

d) zásada správnosti

Spracúvať môžete len správne a aktuálne osobné údaje. Ak zistíte, že osobné údaje nie sú

správne, musíte prijať všetky dostupné opatrenia na ich opravu alebo vymazanie.

e) zásada minimalizácie uchovávania

Osobné údaje môžete spracúvať len po dobu, ktorá je nevyhnutná na dosiahnutie

stanoveného účelu. Keď ste spracúvanie na daný účel skončili, je potrebné osobné údaje

zlikvidovať.

f) zásada integrity a dôvernosti

Ste povinný zabezpečiť ochranu osobných údajov, ktoré spracúvate. Za týmto účelom

musíte prijať primerané technické a organizačné opatrenia, ako napríklad šifrovanie alebo

pseudonymizáciu.

g) zásada zodpovednosti

Skutočnosť, že spracúvate osobné údaje v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných

údajov a dodržiavate všetky svoje povinnosti, ste povinný zdokumentovať, aby ste vedeli

splnenie jednotlivých povinností preukázať v prípade kontroly.

Článok 5

Práva dotknutých osôb

1. Prevádzkovateľ kladie dôraz na rešpektovanie práv dotknutých osôb. Dotknuté osoby majú

tieto práva:

a) Právo na informácie

Každá osoba, ktorej osobné údaje spracúvate, má právo na informácie, ktoré stanovuje

GDPR a zákon o ochrane osobných údajov. Za týmto účelom ste povinný prijať vhodné

opatrenia, aby ste tieto informácie dotknutej osobe poskytli. Informácie môžu byť

poskytnuté prostredníctvom webovej stránky, emailom alebo v listinnej forme.

Informácie musia byť poskytnuté v stručnej, transparentnej, zrozumiteľnej a ľahko

dostupnej forme, formulované jasne a jednoducho.

b) Právo na prístup k údajom

Každá osoba, ktorej osobné údaje spracúvate, má právo získať od vás potvrdenie o tom,

či spracúvate jej osobné údaje. Ak osobné údaje tejto osoby spracúvate, má právo na

prístup k týmto údajom a informácie o ich spracúvaní stanovené zákonom.

c) Právo na opravu

Každá osoba má právo, aby ste spracúvali iba jej správne a aktuálne údaje. Ak vás o to

požiada, musíte nesprávne a neaktuálne údaje opraviť.

d) Právo na vymazanie

V určitých prípadoch má osoba, ktorej údaje spracúvate, právo na vymazanie jej

osobných údajov. Ak sú splnené zákonné podmienky, ste povinný jej údaje vymazať.

e) Právo na obmedzenie spracúvania

V určitých prípadoch má osoba, ktorej údaje spracúvate, právo na obmedzenie

spracúvania jej osobných údajov. Počas obmedzenia spracúvania môžete jej údaje len

uchovávať, iným spôsobom ich spracúvať nemôžete.

f) Právo na prenosnosť údajov

Pokiaľ spracúvate osobné údaje v elektronickej forme na základe súhlasu danej osoby,

môže vás požiadať, aby ste jej osobné údaje poskytli vo forme, ktorá umožňuje prenos

inému prevádzkovateľovi.

g) Právo namietať

Dotknutá osoba má za určitých okolností právo namietať proti spracúvaniu jej údajov.

h) Právo odmietnuť profilovanie

Dotknutá osoba má právo odmietnuť, aby jej osobné údaje boli predmetom

automatizovaného rozhodovania, vrátane profilovania.

2. Dotknutým osobám prevádzkovateľ výkon ich práv uľahčuje, nekladie im prekážky. Preto

vytvoril systém, prostredníctvom ktorého by mohli dotknuté osoby uplatňovať svoje práva.

3. Dotknutej osobe sú vždy poskytnuté informácie o spracúvaní jej osobných údajov a sú

poučené o svojich právach. Prevádzkovateľ poskytuje tieto informácie vhodným spôsobom

podľa okruhu dotknutých osôb, napríklad písomne v listinnej forme, mailom alebo

zverejnením na webovom sídle.

4. Dotknuté osoby môžu uplatňovať svoje práva prostredníctvom mailu na ..........................alebo

poštou na adrese sídla prevádzkovateľa.

5. Prevádzkovateľ každú žiadosť zaeviduje a vybaví bez zbytočného odkladu, najneskôr však do

jedného mesiaca. V tejto lehote informuje dotknutú osobu, ktorá žiadosť podala,

o opatreniach, ktoré na základe jej žiadosti prijali. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby

predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní komplexnosť žiadosti a počet žiadostí.

O predĺžení lehoty dotknutú osobu informuje do jedného mesiaca od podania žiadosti spolu

s odôvodnením zmeškania lehoty. Oznámenie o spôsobe vybavenia žiadosti sa podáva

rovnakým spôsobom, akým bola podaná žiadosť, pokiaľ dotknutá osoba nepožiada o iný

spôsob.

Článok 6

Podmienky spracúvania osobných údajov

 Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v nasledovných informačných systémoch: a to na

nižšie uvedené činnosti: Excel, Word, (vymenovať ďalšie )

 Spracovanie osobných údajov za účelom prevádzkovanie aplikácie (dopísať názov)

 Spracovanie osobných údajov za účelom prevádzkovanie webstránky (dopísať názov)

 Spracovanie osobných údajov zamestnancov

 Mzdy a personalistika

 Agenda riadenia firmy

1. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v týchto informačných systémoch na právnom základe

– plnenie zmluvnej povinnosti, plnenie zákonnej povinnosti alebo na základe súhlasu dotknutej

osoby. Pokiaľ sa na spracúvanie osobných údajov vyžaduje súhlas, prevádzkovateľ je povinný

zabezpečiť súhlas, ktorý spĺňa podmienky stanovené v platnej legislatíve. Bez platného súhlasu

je spracúvať osobné údaje v týchto prípadoch zakázané.

2. Prevádzkovateľ je povinný spracúvať len tie osobné údaje, ktoré nevyhnutne potrebuje na

naplnenie uvedených účelov.

3. Prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje tretím osobám, len ak je na to právny dôvod.

4. Prevádzkovateľ môže poveriť spracúvaním osobných údajov len takých sprostredkovateľov,

ktorí poskytujú primerané záruky pre bezpečnosť osobných údajov. Sprostredkovateľa poverí

na základe zmluvy uzatvorenej v písomnej forme, ktorá spĺňa všetky obsahové náležitosti podľa

GDPR a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

5. Zamestnanci prevádzkovateľa, ktorí spracúvajú osobné údaje, sú povinní dodržiavať smernicu

pre zamestnancov, GDPR a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Ďalej sú povinní

postupovať podľa pokynov prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ zabezpečí, aby každý

zamestnanec bol zmluvne zaviazaný k mlčanlivosti.

6. Prevádzkovateľ vedie záznamy o spracovateľských činnostiach pre uvedené informačné

systémy. Pokiaľ sú splnené zákonné predpoklady, prevádzkovateľ vykoná posúdenie vplyvu na

ochranu údajov a konzultuje zvyškové riziká s Úradom na ochranu osobných údajov.

7. Prevádzkovateľ je povinný zdokumentovať súlad spracúvania osobných údajov s GDPR.

8. Prevádzkovateľ pravidelne, raz za kalendárny rok a vždy keď dôjde k zmene podmienok

spracúvania osobných údajov opätovne posúdi povinnosti, ktoré mu v súvislosti so spracúvaním

osobných údajov vznikajú a tieto zdokumentuje.

9. Prevádzkovateľ je povinný uchovávať osobné údaje len po nevyhnutnú dobu na dosiahnutie

stanoveného účelu a splnenie zákonnej povinnosti. Po uplynutí tejto doby osobné údaje

zlikviduje. Doba uchovávania vyplýva zo zákona

Mzdy a personalistika

a) Osobný spis zamestnanca (platový dekrét, menovací dekrét a iné) sa uchováva po dobu 70

rokov od narodenia.

b) Mzdové listy sa uchovávajú po dobu 20 rokov.

c) Dokumenty týkajúce sa dochádzky, dovolenky a náhradného voľna sa uchovávajú po dobu

3 rokov.

d) Iné dokumenty sa uchovávajú 5 až 10 rokov podľa lehoty stanovenej osobitným zákonom.

Evidencia uchádzačov o zamestnanie

a) Dokumenty týkajúce sa uchádzačov o zamestnanie sa uchovávajú po dobu, na ktorý

uchádzač o zamestnanie poskytol súhlas.

10. Po uplynutí stanovenej lehoty prevádzkovateľ zabezpečí likvidáciu osobných údajov.

Článok 7

Bezpečnosť údajov

1. Prevádzkovateľ je povinný zabezpečiť ochranu osobných údajov. Za týmto účelom prijal

primerané technické a organizačné bezpečnostné opatrenia zohľadňujúce hroziace riziko,

povahu spracúvania, najnovšie poznatky a náklady na prijatie týchto opatrení. Prijaté

bezpečnostné opatrenia sú popísané v samostatnom dokumente.

2. Prevádzkovateľ chráni osobné údaje vhodnými a dostupnými prostriedkami pred zneužitím.

Pritom predovšetkým uchováva osobné údaje v priestoroch, na miestach, v prostredí alebo

v systéme, do ktorého má prístup obmedzený, vopred stanovený a v každom okamihu

kontrolovaný okruh osôb; iné osoby môžu získať prístup k osobným údajom len s povolením

štatutárneho orgánu alebo inej poverenej osoby.

3. Prevádzkovateľ aspoň raz za rok vykoná vyhodnotenie postupov pri nakladaní a spracovávaní

osobných údajov. Vyhodnotenie môže byť vykonané podľa zvyklostí, spravidla sa spíše stručný

záznam napr. zápis z porady vedenia. Ak sa zistí, že niektoré postupy sú zastaralé, zbytočné

alebo sa neosvedčili, vykoná prevádzkovateľ bezodkladne nápravu.

4. Prevádzkovateľ ihneď rieši každý bezpečnostný incident týkajúci sa osobných údajov.

V prípade, že je pravdepodobné, že incident bude mať za následok vysoké riziko pre práva

a slobody fyzických osôb, prevádzkovateľ túto osobu vždy informuje a oznámi, aké opatrenia

prijala na nápravu. O každom incidente sa spíše záznam. O každom závažnom incidente

prevádzkovateľ informuje Úrad na ochranu osobných údajov.

V Bratislave, dňa 01.02.2023

............................................................

Za Prevádzkovateľa